زمانی که مالکانی که دارای چندین سند مالکیت مشاع به نسبت مقدار معینی از کل اموال شش دانگ یا اسناد مشاع هستند توسط چند مالک به یک نفر منتقل می شود مالک می تواند ضمن ضمیمه نمودن مشاع به اداره ثبت در حین درخواست صادر شدن سند مالکیت به نام خود تقاضا کند .
رئیس اداره ثبت اسناد و املاک ضمن دستور ثبت درخواست مذکور در دفترخانه، آن را به بایگانی ارجاع می دهد و پس از بررسی بایگانی در صورت صحت درخواست و مطابقت پرونده ثبتی با درخواست متقاضی و ضمائم آن. ، آن را به مدیر دفتر املاک تحویل می دهد. اسناد مشترک پیوست را با صفحات دفتر املاک و پیش نویس سند بررسی کنید و در صورت صحت موضوع با مورد تقاضا بدون مشکل بوده، در خصوص میزان اموال متقاضی، متصدی املاک پیش نویس سند مالکیت را تنظیم می کند و پس از گواهی دفتر بازداشتی در صورت بلامانع بودن، رئیس دفتر املاک در پیش نویس سند دستور ثبت مالکیت را صادر در دفتر املاک می کند.
پیش نویس سند مالکیت توسط متصدی املاک ثبت و سند مالکیت توسط رئیس اداره ثبت یا قائم مقام یا اشخاصی توسط مدیر مافوق که حق امضاء اسناد مالکیت صادره در ماده (22) را دارند صادر و امضاء می شود. و شایان ذکر است: صفحات دفتر املاک باید در ستون ملاحظات اسناد املاک مشاع اطلاع رسانی شود و کلیه صفحات دفتر املاک اعلام شده به امضای صاحب حق امضاء رسیده باشد تا شاهد سوء استفاده احتمالی به هر شکلی نباشیم.
سپس اسناد مالکیت مشاع باطل شده و به پرونده پیوست می شود و سپس پرونده به بایگانی ارسال و در ردیف بایگانی قرار می گیرد. در صورتی که شخصی دارای چندین سند مالکیت مشاع برای مقدار معینی از ملک باشد یا به عبارتی سهام مشاع مشترک توسط یک مالک چند نفره منتقل شود، خریدار می تواند با مراجعه به اداره ثبت ملک و ارائه نسبت به دریافت سند مالکیت اقدام کند.
1- پذیرش درخواست همراه با اصل اسناد مالکیت مشاع.
۲- دستور ثبت درخواست در دفتر اندیکاتور و مراجعه به دفتر املاک و تعیین زمان مراجعه بعدی.
3- ثبت درخواست در دفتر اندیکاتور و ارسال آن به بایگانی جهت پیوست فایل.
4- فایل مربوطه را به همراه درخواست پیوست کرده و از طریق دستگاه بایگانی به دفتر املاک ارسال نمایید.
5- بررسی پرونده در دفتر املاک و تنظیم پیش نویس سند مالکیت جدید.
6- ارسال پرونده به اداره اموال بازداشتی جهت صدور گواهی بازداشت یا عدم صدور آن.
7- برگشت دادن پرونده به دفتر املاک برای برات و امضای پیش نویس سند مالکیت و نگارش سند مالکیت تازه به وسیله مرجع مسئول مربوطه.
8- ثبت سهام مشاع تحت ثبت و صفحه و تحریر سند مالکیت جدید.
9- امضای سند مالکیت و ثبت دفاتر املاک دستگاه مسئول مربوطه.
10- ارسال پرونده به بایگانی جهت ثبت در ردیف مربوطه تا مراجعه متقاضی.
11- مراجعه متقاضی و ارسال پرونده به حسابداری جهت پرداخت بهای دفترچه سند مالکیت.
12- دریافت بهای دفترچه سند مالکیت.
13- ارسال پرونده به بایگانی جهت ثبت در دفتر تسلیم اسناد و مهر و موم و تحویل به صاحب آن پس از دریافت